会社での書類や役所に出す申請書などで書くことを間違えた場合は修正する必要があります。
その時に用いられるのが訂正印ですよね。
訂正印とは文章の一部を訂正したり書き直したりする時に押すハンコのことです。
本人が訂正したものである証として訂正印を押します。
ちょっとの書き間違いなど訂正する場合の訂正印の押し方は何となく分かると思います。
しかし複数行の訂正をしなければならない場合は、どういう風に書いて訂正印をどこに押せばいいのかわかりませんよね。
ここでは複数行の文章を訂正する場合の訂正印の押し方や複写式の書類での訂正の仕方を解説していきます。
訂正印を使った基本的な訂正の仕方と複数行の場合
基本的な文章の訂正の方法を説明した後に複数行訂正するやり方を解説していきます
基本的な訂正の仕方
まず基本的な文字の訂正のやり方です。
- 間違った文字を二重線で消す。
- 二重線に重ねるように訂正印を押しすぐ上に正しい文字を書きます。
(訂正印は二重線に重ねて押さなくて訂正箇所の近くに押すのでもOK)
文字を追加する場合は、追加する部分に「V」をつけて文字を書きます。
吹き出しのような感じですね。
縦書きの場合は「＜」をつけます。
追記の場合は追記した文字の後ろに訂正印を押します。
複数行を訂正する場合
- 複数行に二重線を引いて訂正をします。
- 訂正した1行目、2行目両方に訂正印を押します。
余白があればでいいですが「2行目3字削除」とか「2行目3字追加」という風に訂正内容が分かるように書いておきます。
訂正した1行目2行目の両方に訂正印を押すことが大切です。
その理由は、仮に一行目だけにしか訂正印が押されてないと2行目の訂正が本人が訂正したものなのか第三者による改ざんなのかが分からなくなるからです。
ですので訂正した行は各行に訂正印を押すようにしましょう。
訂正箇所が近くても別々であるのならば2箇所に訂正印を押す必要があります。
もし、間違えた箇所が多すぎてあちこち訂正をしなければならない場合は、書類が見づらくなってしまいますので再度書類を書き直した方がいいです。
訂正印の押し方は複写では？
複写の書類は書くだけならば自動的に2枚目、3枚目の書類にも記入されていきますよね。
二重線で訂正した箇所も当然2枚目3枚目に複写されていきます。
ペンで書いた部分は複写されるのでいいのですが訂正印は1枚目に押しても2枚目3枚目に複写されません。
ですので2枚目、3枚目…と全ての書類に訂正印を押す必要があります。
複写式の書類は各所に提出され保管されるものですからそれぞれに判子を押す必要があります。
訂正印はどこに売ってる？どんなのを使う？
文書の訂正って、どうしても余白の狭いスペースに書きこむことになりますので、押される訂正印も小さめのハンコが使用されます。
普通の普段使うサイズのハンコでは訂正印として使うには少々大きいですから、訂正印を押すスペースがあまり取れないことがあります。
そのため普通のサイズの印鑑より少し小さめの訂正印に使う専用のハンコを使うことが多いです。
訂正印はハンコ屋さんや文房具屋さんで購入できます。
100円ショップでも販売しているところもありますよ。
珍しい苗字の場合は100円ショップやはんこ屋さんでも売ってないこともあると思います。
近くに専門店がない場合はネット通販を利用するのがいいでしょう。
提出する書類が印鑑を使用したものである場合は、訂正印も押印した印鑑と同じものを使用するようにしましょう。
ちなみにですが、銀行や郵便局に提出する書類を訂正する場合の訂正印は銀行に届け出た印鑑で訂正印をすことになります。
銀行だと銀行印のことが多いですね。
この前ゆうちょ銀行に口座振込の申し込みに行ったときの話です。
電話番号を間違えてたので訂正をしたのですが、持って行った三文判で訂正印を押そうとしたところ、届出印である銀行印で押してくださいと言われました。
提出書類に押してた印鑑が届出印である銀行印だったからですね。
印鑑を家に取りに帰り、再来店して銀行印で訂正し無事書類を提出できました。
銀行への書類を提出する場合は銀行印を持って行った方がいいですね。
公的書類ではシャチハタは使えませんので注意してください。
訂正印は朱肉を使う印鑑を使うようにしましょう。
まとめ
複数行を訂正する場合の訂正の仕方、訂正印の押し方について解説しました。
書類を訂正する場合に注意することは二つあります。
「訂正箇所の責任者は誰かをはっきりさせる」ことと、「書類が見えづらくならないようにする」ということです。
複数行を訂正するときは訂正したすべての行に訂正印を押すようにしましょう。
訂正内容はわかるように記載しておきましょう。